TIETOSUOJASELOSTE 

VMO Group Oy (“VMO”, “X-LAB”,“me”, ”meidän”) on Helsinkiläinen kuntokeskus, joka tarjoaa liikunta- ja muita rinnakkaispalveluita. Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten käsittelemme henkilötietojasi rekisterinpitäjänä.

1. MIKSI JA MITEN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA 

Alla on yleiskatsaus siihen, miksi ja miten käsittelemme henkilötietoja. Yleiskatsaus koskee liiketoimintaamme yleisesti. Se, soveltuuko kukin osuus sinuun, riippuu siitä mitä palveluitamme käytät ja millä tavalla olet kanssamme vuorovaikutuksessa.

1.1 Jäsenyyden hallinnointi 

Jotta voimme rekisteröidä sinut jäseneksemme, lähettää sinulle laskuja, tarjota sinulle käyttöoikeuden keskukseemme ja palveluihimme ja muutoin hallinnoida jäsenyyttäsi, käsittelemme nimeäsi, henkilötunnustasi, yhteystietojasi, jäsentyyppiäsi ja yhteydenottojasi meille. 

Jos sinulla on jäsenyys yrityssopimuksen tai yhteistyökumppanin kautta, käsittelemme myös tietoja liittyen työnantajaasi/siihen yhteistyökumppaniin, jonka kautta sinulla on jäsenyys.

Jos olet opiskelijajäsen, käsittelemme tietoja myös opiskelupaikastasi. Tietyissä tilanteissa jäsenyytesi on mahdollista jäädyttää.

Tällaisessa tilanteessa käsittelemme tietoja olosuhteista, jotka mahdollistavat sinulle jäsenyytesi jäädyttämisen.

Oikeudellinen perusta. Käsittely on tarpeen, jotta voimme täyttää kanssasi tekemämme sopimuksen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Jos olet alaikäinen, jonka vanhempi tai huoltaja on tehnyt jäsenyyssopimuksen puolestasi, tai jos olet rekisteröitynyt toisen jäsenen maksajaksi, käsittely on tarpeen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi jäsenyytesi käytön hallinnoinnissa, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdassa on esitetty. 

Siltä osin kuin päätät jakaa meille terveystietoja (kuten jäsenyyden jäädyttäminen), tämä käsittely perustuu suostumukseesi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 9 artiklan 2 kohdan a alakohta). 

Säilytysaika. Poistamme henkilötiedot viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluessa jäsenyyden päättymisestä. Säilytämme henkilötietojasi kuitenkin pidempään, mikäli se on tarpeen sen varmistamiseksi, että maksat mahdolliset avoimet laskut. Poistamme terveydentilaasi koskevat tiedot, jotka meille on jaettu jäsenyyden jäädytystä varten, kun jäädytyspyyntösi on käsitelty onnistuneesti. Laskutusta koskevat tiedot poistamme kymmenen (10) vuoden kuluttua. 

1.2 Jäsenyyteen liittyvät lisäpalvelut

Jotta voimme tarjota sinulle mahdollisuuden ostaa lisäpalveluita jäsenyyteesi, kuten personal trainerin, fysioterapiapalvelun tai elämäntapavalmennuksen, käsittelemme henkilötietojasi, jotka ovat tarpeen näiden palveluiden tarjoamiseksi, kuten ajanvaraukset, treenitottumukset, tarpeet ja mieltymykset.

Oikeudellinen perusta. Käsittely on tarpeen, jotta voimme täyttää kanssasi tekemämme sopimuksen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). 

Mikäli annat suostumuksesi, voi personal trainer käsitellä terveydentilaasi koskevia tietoja räätälöidäkseen treenin sinun erityistarpeisiisi sopivaksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 9 artiklan 2 kohdan a alakohta).

Säilytysaika. Poistamme henkilötiedot kuuden (6) kuukauden kuluttua jäsenyyden päättymisestä. Säilytämme lisäpalveluiden käyttöä koskevia henkilötietojasi kuitenkin pidempään, mikäli se on tarpeen sen varmistamiseksi, että maksat mahdolliset avoimet laskut. Poistamme lisäpalveluihin liittyvät tiedot viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua palvelun päättämisestä.

1.3 Ostot

Kirjanpitovelvollisuutemme täyttämiseksi, käsittelemme tietoja ostotapahtumistasi verkkokaupassamme tai keskuksella. Käsittelemme tietoja ostotapahtumistasi, kuten. siitä, mitä ostit, mihin aikaan ostotapahtuma on tapahtunut ja ostoksesi summa. Emme käsittele korttitietojasi tähän tarkoitukseen.

Oikeudellinen perusta. Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Säilytysaika. Laskutusta ja maksutapahtumia koskevat tiedot poistamme kymmenen (10) vuoden kuluttua Suomen kirjanpitosäännösten kirjanpitolain (1336/1997, kuten muutettu, 2 luku 10 §) mukaisesti.

1.4 Kyselyt

Jotta voimme kehittää palveluitamme ja saada asiakaspalautteita sen tueksi, käsittelemme vastauksiasi jäsenkyselyihimme.

Oikeudellinen perusta. Oikeutettu etu ymmärtääksemme, miten voimme kehittää palveluitamme (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Säilytysaika. Poistamme henkilötiedot niin pian kuin mahdollista, viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua jäsenyyden päättymisestä.

1.5 Asianmukaisen käytön varmistaminen

Jotta voimme taata keskuksessamme turvallisen ja viihtyisän ilmapiirin, käytössämme on turvallisuus- ja järjestyssäännöt tätä tukemassa. Näiden sääntöjen rikkomuksista saatamme evätä pääsyn keskukseemme. Käsittelemme henkilötietoja liittyen turvallisuus- ja järjestyssääntöjen rikkomuksiin mukaan lukien tiedot, jotka ovat tarpeen, jotta mahdollinen keskukseen pääsy voidaan evätä (nimi, yhteystiedot  ja jäsenyystyyppi).

Oikeudellinen perusta. Oikeutettu etu jäsentemme, työntekijöidemme ja vierailijoidemme turvallisuuden takaamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Säilytysaika. Poistamme henkilötiedot sulkujakson päätyttyä. Sulkujakson kesto riippuu rikkomuksen vakavuudesta.

1.6 Anti-doping

Jäsenehtojemme linjauksen mukaisesti meillä on nollatoleranssi kaikkien huumaavien ja doping-aineiksi luokiteltavien aineiden käytölle ja myynnille tiloissamme sekä tapahtumissamme.
X-LAB on sitoutunut A-klinikkasäätiön Puhtaan liikunnan puolesta -toimintaan.

Oikeudellinen perusta. Käsittely on tarpeen, jotta voimme täyttää kanssasi tekemämme sopimuksen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

1.7 Suoramarkkinointi

Tarjotaksemme sinulle ajankohtaisia uutiskirjeitä, tarjouksia ja arvontoja sekä saadaksemme entisiä jäseniämme ja jäseniä irtisanomisjaksolla jatkamaan meillä käsittelemme seuraavia tietojasi: nimi, jäsentiedot (myös tietoa siitä, käytätkö tai oletko joskus käyttänyt personal trainer -palveluitamme), treenihistoria, miten käytät palveluitamme ja olet vuorovaikutuksessa niiden kanssa sekä missä kuntokeskuksessa olet harjoitellut.

Oikeudellinen perusta. Suoramarkkinointi perustuu oikeutettuun etuun pitäessämme jäsenemme ajan tasalla palveluistamme ja kohdennettaessamme markkinointia, jonka katsomme oleelliseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Mikäli et ole jäsen, kohdistamme suoramarkkinointia sinulle vain suostumuksellasi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Säilytysaika. Mikäli olet jäsenemme, poistamme henkilötietosi lopettaessasi uutiskirjeen tilaamisen tai kieltäessäsi suoramarkkinoinnin kohdallasi. Mikäli et ole jäsen, emme tule käsittelemään henkilötietojasi tähän tarkoitukseen, mikäli perut suostumuksesi niiden käsittelyyn.

1.8 Sosiaalinen media

Mikäli vierailet sosiaalisen median sivustoillamme, pääsemme tällöin näkemään reaktiosi (postaukset, tykkäykset, kommentit jne.). Meillä tulee olemaan myös pääsy tilastoihin, jossa keräämme tietoa sivustojemme käytöstäsi sosiaalisessa mediassa.

Oikeudellinen perusta. Oikeutettu etu, jotta voimme ylläpitää sivua sosiaalisessa mediassa, olla vuorovaikutuksessa jäseniemme kanssa ja saada tietoa sosiaalisen median tiliemme käytöstä (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Säilytysaika. Saatamme poistaa sosiaalisen median sisältöämme (sisältäen postauksesi, tykkäyksesi, kommenttisi jne.). Muilta osin pätee kyseisen sosiaalisen median alustan ehtojen mukainen säilytysaika. 

Toimimme yhteisrekisterinpitäjinä näiden tietojen käsittelyn osalta kussakin sosiaalisen median palvelussa. Lisätietoja saat Facebookista ja Instagramista. Voit myös ottaa yhteyttä meihin lisätietojen saamiseksi.

1.9 Muuta

Saatamme käsitellä henkilötietojasi myös muuhun tarkoitukseen, mikäli annat siihen suostumuksesi. Mikäli annat suostumuksesi, on sinulla oikeus peruuttaa se milloin tahansa. 

Saatamme käsitellä henkilötietojasi myös muihin yhteensopiviin tarkoituksiin, esimerkiksi riita-asioiden ja oikeudenkäyntien yhteydessä sekä yritysostojen, fuusioiden tai vastaavien transaktioiden yhteydessä.

2. KENELLE LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI

Meillä voi olla tarve jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolien kanssa. Tässä luvussa kuvaamme vastaanottajien ryhmät.

Muut palveluntarjoajat. Jaamme tietoja sellaisten palveluntarjoajien kanssa, jotka auttavat meitä palveluidemme tuottamisessa, esimerkiksi IT- ja hallintopalveluntarjoajien kanssa. Meillä on henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset käyttämiemme palveluntarjoajien kanssa henkilötietojesi asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi. Voimme jakaa henkilötietojasi myös muiden palveluntarjoajien kanssa, jotka toimivat rekisterinpitäjinä, kuten perinnästä vastaavan kumppanimme kanssa.

Edellä mainitun lisäksi keskuksessamme on tarjolla personal trainer -palveluita, sekä muita keskuksen toimintaan liittyviä oheispalveluita kuten hierontaa ja Fustra-ohjausta ja nämä palvelut tuotetaan tyypillisesti ainakin osittain itsenäisten yrittäjien toimesta. Nimesi ja yhteystietosi voidaan luovuttaa kyseisille keskuksen tiloissa toimiville yrityksille, jotta he voivat tarjota keskuksen toimintaan liittyviä palveluita sinulle. Voit peruuttaa tämän suostumuksen milloin tahansa lähettämällä viestiä info@x-lab.fi.
Keskus solmii edellä mainittujen tahojen kanssa kirjalliset sopimuksen sen varmistamiseksi, että henkilötiedot pidetään salassa ja niitä käytetään ainoastaan keskukseemme liittyvien palveluiden tarjoamiseksi.

Työnantajasi. Jos sinulla on jäsenyys yrityssopimuksen kautta, jaamme nimesi, jäsenyytesi tiedot sekä joissain tapauksissa jäsenyyden hintaa koskevia tietoja työnantajallesi.

Saatamme myös jakaa tietoja viranomaisten kanssa, mikäli meidät on määrätty tai muuten velvoitettu tekemään niin. Lisäksi voimme suostumuksellasi jakaa tietojasi myös muiden tahojen kanssa.

3. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Voimme siirtää henkilötietojasi Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle tietyissä tapauksissa, sillä palveluntarjoajamme (tai alihankkijamme) ja yhteistyökumppanimme voivat sijaita tällaisella alueella. Varmistamme, että tietosi ovat turvassa ottamalla käyttöön asianmukaisia suojatoimia yksityisyyden suojaamiseksi (kuten EU:n vakiosopimuslausekkeet).Tarjoamme sinulle lisätietoja tällaisista kansainvälisistä tiedonsiirroista pyynnöstäsi. Jos haluat saada kopion suojatoimista, käytä alla olevia yhteystietoja.

4. OIKEUTESI YKSITYISYYDENSUOJAAN

Sinulla on useita oikeuksia yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla, kuten alla on lueteltu. Huomaa, että on olemassa poikkeuksia ja rajoituksia, jotka voivat tulla sovellettavaksi, joten emme välttämättä aina pysty tai ole velvollisia sallimaan oikeuksiesi käyttämistä. 

Ota yhteyttä osoitteeseen info@x-lab.fi, jos haluat käyttää oikeuksiasi, jos sinulla on muita kysymyksiä, kommentteja tai haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä. Vastaamme tiedusteluusi mahdollisimman pian.

Oikeus tietää, mitä tietoja meillä on sinusta. Voit pyytää saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada niistä kopio lisätietojen kanssa käsittelyn tarkoituksista, niihin liittyvistä henkilötietojen luokista, kenelle henkilötietojasi on luovutettu tai luovutetaan, säilytysajasta ja oikeuksistasi rekisteröitynä. Sinulla on myös oikeus saada tietää valitusoikeudesta tietosuojaviranomaiselle ja henkilötietojen lähde, sekä automaattisen päätöksenteon olemassaolosta yhdessä tiettyjen lisätietojen kanssa.

Oikeus oikaista sinua koskevia tietoja. Mikäli koet, että sinua koskevissa tiedoissa on virheitä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista tai täydentämistä.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuumme, sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa käsittelyä. Jos emme pysty osoittamaan, että käsittelyn jatkamiseen on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, emme saa enää käsitellä tietoja. Sinulla on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, jolloin emme saa enää käsitellä henkilötietoja tähän tarkoitukseen.

Oikeus peruuttaa suostumus tietojesi käsittelyyn. Sellaisissa tapauksissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tämä suostumus milloin tahansa. Tällöin olemme velvollisia lopettamaan tietojesi käsittelyn suostumuksesi perusteella.

Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on mahdollisuus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista seuraavissa tilanteissa: jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä toimestamme eikä vielä ole ratkaistu, ylittävätkö X-LABin oikeutetut perusteet sinun perusteesi; jos olet kiistänyt henkilötietojesi oikeellisuuden; jos henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta vaadit tietojen poistamisen sijaan niiden käsittelyn rajoittamista; tai jos emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Jos käsittelyä on rajoitettu, käytämme tällaisia henkilötietoja (muutoin kuin säilyttämiseksi) ainoastaan suostumuksesi perusteella, oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tahi toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.

Oikeus tietojen poistamiseen. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi seuraavissa tilanteissa: jos emme enää tarvitse niitä siihen käyttötarkoitukseen, jonka perusteella ne on alun perin kerätty tai käsitelty; jos peruutat suostumuksesi niiden käsittelyyn; jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä ja käsittelyyn ei ole enää perusteltua syytä; jos henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti; tai jos meidän on poistettava henkilötietosi lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus henkilötietojesi siirtämiseen. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa siirtääksesi ne toiselle rekisterinpitäjälle (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen). Tämä koskee niitä meille luovuttamia henkilötietojasi, joiden käsittely perustuu suostumukseesi ja suoritetaan automaattisesti.

Mikäli olet eri mieltä siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi, kerrothan siitä meille olemalla meihin yhteydessä. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus paikalliselle tietosuojaviranomaiselle, eli Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistolle. 

Tietosuojavaltuutetun toimistoon voit olla yhteydessä:
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Osoite: PL 800, 00531 Helsinki

5. EVÄSTEET

Nettisivumme käyttää evästeitä. Lisätietoa tästä saat evästeselosteestamme.

6. TARKISTUKSET

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarpeen vaatiessa. Tällaisessa tilanteessa tulet saamaan meiltä asiasta erillisen tiedotteen, mikäli tekemämme muutokset ovat merkittäviä. Löydät ajantasaisen tietosuojaselosteen aina nettisivuiltamme.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 18.7.2024.